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南京理工大学资助研究生参加国际学术交流活动派出管理须知

时间: 2015-12-17 来源: 作者: 点击: 7048

        为规范我校资助研究生出国(境)参加国际学术交流活动的派出管理工作,特制定本须知。

一、出国前须提交的借款材料

(一)参加国际学术会议

1.护照复印件

2.签证复印件

3.邀请信复印件(须含论文录用信息)

4.机票电子行程单复印件 (若还未购买机票,请提供有意向购买的航班信息的打印件)

5.注册费缴纳标准

6.南京理工大学研究生国际会议借款单(系统生成)

7.收录论文全文(请附全文收录证明)

8.南京理工大学涉外事务报备表.docx(研究生院审核后,学生本于周三、周四下午交送至国际交流合作处)

(二)联合培养

1.护照复印件

2.签证复印件

3.邀请信复印件

4.机票电子行程单复印件 (若还未购买机票,请提供有意向购买的航班信息的打印件)

5.南京理工大学博士生联合培养借款单(系统生成)

6.南京理工大学博士生联合培养计划表.doc

7.南京理工大学资助博士生出国(境)联合培养协议书.doc (担保人为导师)

8.南京理工大学行前教育自测卷(培养办领取)

9.南京理工大学博士生联合培养计划变更表(系统生成,如需变更计划,请按要求于原批准的起始日期前30天提交此表至研究生院)

10.南京理工大学涉外事务报备表.docx(研究生院审核后,学生本人于周三、周四下午交送至国际交流合作处)

(三)机票购买说明

资助对象获得资助资格后尽早办理出国手续,以保证至少在出行前30天获得签证并购买机票(经济舱机票,航班须在会议开始前一天出发,会议结束后第一天返程),如有特殊情况,须说明原因。


二、归国后须提交的核销材料

资助对象须在回国两周内(节假日除外)做全校公开的国际学术交流报告,根据派出类型将核销材料的纸质版交至研究生院培养办公室。报销结束后将核销单复印件及总结报告的纸质版送至研究生院培养办公室

(一)参加国际学术会议的核销材料

1.护照中本人信息页、签证页、出入境记录页的复印件

2.会议注册费收据及缴费标准(主要事项请用中文标注)

3.往返机票的行程单、登机牌

4.其他原始票据原件(须含住宿发票;凡境外发票的电子打印件,需附银行付款对账单)

5.南京理工大学研究生参加国际学术交流活动核销单(系统生成,原件及核算后的复印件;A类会议宣读奖励(须全文被收录)1000元,自行在“项目开支明细”中填写)

6.邀请信或论文录用通知

7.收录论文全(请附全文收录证明)

8.会议日程安排(如宣读论文,请附宣读的详细安排)

9.国际会议总结报告提纲.doc

10.国际会议本人报告照片(缩印即可)

11.校内国际学术交流报告现场和海报照片(缩印即可)

(二)联合培养的核销材料

1.护照中本人信息页、签证页、出入境记录页的复印件

2.往返机票行程单、登机牌

3.其他原始票据原件(凡境外发票的电子打印件,需附银行付款对账单)

4.南京理工大学研究生参加国际学术交流活动核销单.doc(原件及核算后的复印件)

5.邀请信

6.联合培养总结报告提纲.doc

7.留学单位科研相关照片(缩印即可)

8.校内国际学术交流报告现场和海报照片(缩印即可)

三)校内国际学术交流报告要求

1.时间:建议报告时间40分钟;

2.场地:以学术交流中心为主,由资助对象自行申请,学术交流中心联系电话84303012;

3.海报:提供报告信息(照片、报告题目及简介、个人简介、时间及地点)至学校印刷厂制作海报,张贴在学院大厅、教研室、研究生公寓等地方,印刷厂联系电话84315914;

4.照片:拍取本人报告及现场照片。


注:所有证明材料和票据中,请申请人用铅笔标注关键信息,如姓名、时间、金额、用途等


三、财务报销流程及要求

资助对象按要求准备借款或核销材料(发票按财务报销要求粘贴http://cwc.njust.edu.cn/)。借款或核销材料先由导师和学院审核,经研究生院审批后,根据学校财务管理规定,至财务处办理办理金额在五万元以上的,至504房间请张副处长签字;本人留存核销单的复印件并返至培养办)。


财务网上报销要求:申请人须用导师账号在网上预约借款,归国后亦用导师账号预约核销。经费负责人为研究生院常务副院长--薄煜明。


四、签证办理相关证明材料

研究生院可开具在读证明和资助证明,以方便资助对象办理签证。如需开具,请至研究生院培养办办理。具体证明开具要求如下

1.证明所用纸张:请使用南京理工大学公函纸(抬头印有“南京理工大学”名称,纸面上有南京理工大学的地址、电话、传真和邮编);

2.在读证明(在读证明.doc)的内容包括:介绍申请人的基本情况,包括姓名、性别、出生日期、就读时间、就读院系及其专业;

3.资助证明(财力证明.doc)的内容包括:简要说明此次出国的情况,包括资助经费、出国身份、出国期限等。


注:模板仅供参考,请根据自身情况酌情修改。


五、其他说明

1、研究生管理信息系统中的出国功能已正式启用,申请人须在线完成申报、变更(取消)、借款、核销等申请流程,相应表格在导师和院系审核通过后方可生成并打印,后按要求将相关材料交至研究生院培养办。

2、申报和变更流程的院系审核人为院系研究生教务员,借款和核销流程的院系审核人为院系研究生辅导员。

3、2015年前获批的资助对象仍须将总结报告、论文、PPT和相关照片的电子版发送至邮箱gsjwb@mail.njust.edu.cn

4、请符合资助条件的资助对象尽快取得签证并准备相应材料,并于每周二、四下午3:00-5:30至研究生院培养办公室办理相关审批手续